Si eres autónomo en España, uno de los principales beneficios fiscales que puedes aprovechar son las deducciones o «desgravaciones» en tu declaración de la Renta. Saber qué gastos deducibles puedes desgravarte y cómo hacerlo es crucial para reducir tu base imponible y, por lo tanto, las cuantías a pagar en impuestos.
En este artículo te explicamos brevemente los gastos del autónomo más habituales que puedes desgravar y cómo hacerlo de forma correcta.
1. Los Gastos Deducibles: ¿Qué se puede desgravar?
Como autónomo, puedes desgravar una amplia variedad de gastos deducibles relacionados directamente con tu actividad profesional. Sin embargo, es fundamental que los gastos sean necesarios, proporcionales y estén vinculados a tu trabajo, ya que Hacienda puede rechazarlos si no cumplen con estos requisitos.
A continuación te exponemos algunos ejemplos habituales que encontramos en la mayoría de nuestros clientes y clientas autónomos:
Gastos deducibles relacionados con el local o la oficina
- Alquiler de oficina o local comercial: Si trabajas en un local alquilado o en una oficina, puedes deducir el gasto del alquiler.
- Alquiler de la vivienda: Si trabajas desde casa, también puedes desgravar una parte proporcional de los gastos relacionados con tu vivienda, tanto el alquiler como los suministros y el IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles). La deducción dependerá del porcentaje de la vivienda destinada a la actividad profesional, eso sí, tu arrendador/a debe hacerte DOS contratos de alquiler, uno como vivienda habitual y otro como centro de trabajo, algo que implica que deba darse de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores y liquidar el IVA trimestralmente, así que a menos que hables con tu casero/a, no podrás deducir este gasto del alquiler, ya que las facturas de alquiler están exentas de IVA cuando son vivienda, pero si son para poder declararlas relacionadas con tu actividad profesional del autónomo, entonces tienen que ser facturas con IVA.
- Hipoteca: En caso de que tengas la vivienda donde vayas a ejercer la actividad en propiedad, sí podrías deducir el porcentaje afecto de la habitación o zona que dediques a ello con respecto a los intereses de la hipoteca.
- Suministros: Los gastos de agua, luz, gas, telefonía e internet pueden ser deducibles en función del uso que se haga de ellos para la actividad profesional. Si, por ejemplo, utilizas tu casa como oficina, puedes deducir un porcentaje del total de estos suministros, calculado en función de la superficie destinada al trabajo o el tiempo que dedicas al negocio.
- Derramas o pagos de la comunidad: depende de donde tengas tu lugar de trabajo podrás incluir gastos necesarios para la mejora del edificio o cumplimiento de cuotas y deudas de la comunidad que te correspondan.
Material de oficina y herramientas
Todo el material que utilices para desempeñar tu actividad, como ordenadores, smartphones, impresoras, mobiliario de oficina, papelería, software, etc., es deducible. Además, las herramientas y maquinarias necesarias para tu trabajo, como una cámara fotográfica si eres fotógrafo o una furgoneta si eres transportista, también pueden ser deducidas.
Gastos deducibles del vehículo
Si utilizas tu vehículo para realizar tu actividad profesional, puedes deducir los gastos relacionados con él. Esto incluye el combustible, el seguro, las reparaciones y el mantenimiento. Sin embargo, si también usas el coche para fines personales, tendrás que calcular la parte proporcional que corresponde a la actividad profesional, ya que una parte del tiempo y del uso lo destinarás al ámbito privado y personal, también.
Gastos deducibles de formación y actualización profesional
Si tomas cursos, seminarios, webinars o talleres que estén directamente relacionados con tu actividad de autónomo/a con el fin de mejorar o actualizar tu preparación profesional, estos gastos son deducibles, ya que te permitirán ofrecer mejores servicios, por lo que son gastos plenamente justificables.
Gastos deducibles de personal y colaboradores
Si tienes empleados o colaboradores, los salarios, la Seguridad Social, las indemnizaciones y otros pagos relacionados con el personal son deducibles. También lo son los gastos derivados de la subcontratación de servicios, como la contratación de freelancers o proveedores necesarios para llevar a cabo algún servicio que te contraten tus clientes, ya sea puntual o de manera continua debido al volumen entrante de clientes a atender.
Gastos deducibles provenientes de gastos bancarios
Los intereses de los préstamos que hayas solicitado para tu actividad profesional y las comisiones de los pagos por tarjeta, transferencias bancarias o comisiones de tu banco o similar (como Stripe, Paypal, etc.) que estén relacionadas con tu negocio también son deducibles.
Gastos deducibles relacionados con seguros y colegiación
Si para estar más cubierto/a en materia de salud e incapacidades quieres, además de la mutua relacionada con tu autónomo que elegirás cuando te des de alta para incapacidades temporales o bajas de la actividad, y necesitas un seguro médico privado, puedes deducir hasta 500 € al año, además de 500 € del seguro de salud por cada miembro de tu familia. Igualmente, si tu actividad exige que estés colegiado para poder ejercer, los pagos derivados de la colegiación podrás desgravarlos.
2. Gastos NO deducibles: ¿Qué NO puedo declarar?
Aunque como autónomo tienes muchas posibilidades de deducción, también existen ciertos gastos que no puedes desgravar, es esencial aplicar la lógica en estos casos. Algunos ejemplos son:
- Gastos personales: Cualquier gasto que no esté relacionado con la actividad profesional (como ropa o comida para consumo personal o de tu familia) no puede ser deducido.
- Multas y sanciones: Las multas de tráfico, sanciones por incumplir normas administrativas o fiscales no son deducibles.
- Pagos de impuestos trimestrales: para no caer en una “doble imposición“ de los impuestos, una vez declarados no pueden ser incluidos los pagos de IVA e IRPF como gasto de nuevo en próximos trimestres, son obligaciones del autónomo como tal y no son gastos a deducir.
- Gastos de inversión personal: Aunque los gastos de inversión para la actividad profesional son deducibles, los relacionados con el ámbito personal, como la compra de una segunda vivienda, fisioterapeuta, comidas en restaurantes en tu tiempo de ocio o un coche particular, no lo son.
3. ¿Cómo justificar los gastos que me he deducido?
Para que Hacienda acepte tus deducciones, es imprescindible que los gastos estén siempre debidamente justificados. Esto significa que deberás guardar todas las facturas y documentos que respalden tus deducciones. Asegúrate de que las facturas estén a tu nombre (si constituyes una empresa deberán estar a nombre de la misma) y que contengan todos los datos fiscales requeridos, como el NIF, el desglose de impuestos y la descripción del servicio o producto adquirido.
Si necesitas declarar dietas fuera de tu localidad o viajes (billetes de tren o avión), siempre guarda una agenda que justifique por qué realizaste el viaje y si se obtuvo algún beneficio de la misma, como una factura/s emitidas que justifiquen el servicio finalmente prestado.
4. ¿Qué pasa si no hago las deducciones correctamente?
Si no declaras correctamente tus gastos, Hacienda puede considerar que estás incumpliendo la normativa fiscal y te impondrá sanciones económicas y recargos si has dejado de pagar por haber declarado gastos de más que no te correspondían. Además, podrías perder la posibilidad de desgravar ciertos gastos en años posteriores si no presentas correctamente las deducciones. Por eso, es crucial llevar una correcta gestión de los gastos y contar con el asesoramiento adecuado para evitar problemas en tu declaración, tanto de la Renta como las correspondientes de impuestos.
5. ¿Qué aconsejamos desde Asesoría de la Torre?
- Contrata a un asesor fiscal: Los asesores fiscales especializados en autónomos pueden ayudarte a identificar todos los gastos deducibles que puedes aplicar y asegurarse de que todo esté en orden para la inspección de Hacienda, tendrán tus libros al día y te ayudarán con las presentaciones de impuestos y de la Renta.
- Organiza tus documentos: Mantén un archivo organizado de todas tus facturas, recibos y otros documentos relacionados con tus gastos profesionales. Puedes ayudarte con un software de gestión para llevar el control de tus ingresos y gastos. Recuerda que el trabajador autónomo debe conservar los originales de sus facturas mínimo 6 años por si le son requeridos por la Administración.
- Revisa las deducciones anualmente: Las leyes fiscales cambian cada año, por lo que es importante que revises anualmente las nuevas deducciones o cambios en los requisitos para asegurarte de que estás aprovechando todas las oportunidades disponibles, y si tienes alguna duda apóyate de tu Asesoría Fiscal, Laboral y Contable.
Conclusión
Como trabajador autónomo/a, el saber aprovechar al máximo las deducciones fiscales es clave para reducir tu carga tributaria y maximizar tus beneficios. Sin embargo, es importante que todas las deducciones sean declaradas de manera correcta, estén justificadas, sean lógicas y proporcionales al volumen de tu actividad profesional.
Si tienes dudas sobre qué gastos puedes desgravar, no dudes en consultar con nosotros para garantizar que cumples con la normativa y aprovechas todos los beneficios fiscales disponibles.
